Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen gjelder for behandling av personopplysninger når Studentum AS ("vi" eller "oss") behandler personopplysninger i egenskap av rollen som behandlingsansvarlig, blant annet knyttet til personopplysninger om mulige studenter, besøkende på våre nettsider og kontaktinformasjon til kontaktpersoner ved institusjoner og universiteter.
1. Hvem vi er
Vi er en del av Keystone Education Group ("Keystone"), som mer enn 120 millioner potensielle studenter stoler på hvert år for hjelp med å ta en av de viktigste beslutningene i livet, nemlig hvilket utdanningsprogram de skal velge. Hos Keystone hjelper vi potensielle studenter med å finne den rette utdanningen for å forfølge drømmene sine, enten de søker høyere utdanning, ønsker utvidet kunnskap gjennom et kurs, eller å oppgradere sin yrkeskompetanse.
Som en del av tjenestene tilbyr Keystone egne nettsteder som er skreddersydd for hvert studienivå, og som hjelper potensielle studenter med å utforske og oppdage tusenvis av studieprogrammer og institusjoner over hele verden. Disse plattformene gir detaljert informasjon og gjør det mulig for brukerne å sammenligne ulike utdanningsprogrammer. I tillegg tilrettelegger Keystone for å kommunisere direkte med opptakskontorene ved de aktuelle institusjonene, slik at potensielle studenter kan få den informasjonen og hjelpen de trenger på utdanningsreisen. Keystone tilbyr også lignende tjenester for andre privatpersoner eller representanter for bedrifter eller organisasjoner som ønsker å komme i kontakt med ulike tilbydere av aktiviteter og kurs.
I denne personvernerklæringen omtales skoler, universiteter, kurstilbydere, tilbydere av fritidsaktiviteter og andre institusjoner samlet som "utdanningsleverandører".
2. Om personvernerklæringen
Denne personvernerklæringen gjelder for behandling av personopplysninger når vi behandler personopplysninger i egenskap av rollen som behandlingsansvarlig, for eksempel i forbindelse med personopplysninger om potensielle studenter, besøkende på våre nettsider og kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos utdanningsleverandørene.
Denne personvernerklæringen gjelder ikke tilfeller der vi opptrer som databehandler og behandler personopplysninger på vegne av en utdanningsleverandør, eller når utdanningsleverandøren selv opptrer som behandlingsansvarlig for den aktuelle behandlingen av personopplysninger. Dette er tilfellet når den aktuelle utdanningsleverandøren kommuniserer med potensielle studenter, melder dem på programmer, kurs eller aktiviteter, eller på annen måte administrerer og lagrer dataene deres ved hjelp av CRM-plattformen vår etter at vi har lagt til rette for den første tilkoblingen. I slike situasjoner er den aktuelle utdanningsleverandøren selvstendig behandlingsansvarlig, og vi anbefaler deg å lese personvernerklæringen til den aktuelle utdanningsleverandøren for å få mer informasjon om deres behandling av personopplysninger.
3. Hvem vi behandler personopplysninger om
Personvernerklæringen regulerer behandlingen av personopplysninger for følgende personer:
- Potensielle studenter og andre som sender inn personopplysninger gjennom lead-skjemaer eller ved å registrere en brukerkonto
- Potensielle studenter og andre som sender henvendelser direkte til oss via nettsidens kontaktskjema eller via e-post
- Representanter for utdanningsleverandører
- Besøkende på våre nettsider
4. Formål, kategorier av personopplysninger, rettslig grunnlag og Lagringsperiode
All behandling av personopplysninger skjer i samsvar med gjeldende personvernregler, herunder personvernforordningen (GDPR).
4.1 Behandling av personopplysninger i forbindelse med skjemaer for forespørsel om studentinformasjon
Enkelte utdanningstilbydere har tilpassede skjemaer for informasjonsforespørsler på sine egne profiler på nettsidene våre. Når du uttrykker interesse for utdanningsleverandører ved å sende inn slike skjemaer, behandler vi personopplysningene som oppgis i skjemaene. Dette kan være navn, e-postadresse, telefonnummer, bostedsland og eventuell informasjon som oppgis i fritekstfelt. Vi behandler opplysningene for å kunne formidle dem til den respektive utdanningsleverandøren.
Hovedformålet med skjemaet for informasjonsforespørsel er å etablere en direkte forbindelse mellom deg og den aktuelle utdanningsleverandøren og å legge til rette for videre kommunikasjon. Det er utdanningstilbyderens ansvar å konfigurere disse skjemaene og spesifisere informasjonen som potensielle studenter må oppgi for å ta kontakt eller sende inn en forespørsel.
Når du sender inn et skjema for informasjonsforespørsel via nettsidene våre blir informasjonen du oppgir sendt direkte til den aktuelle utdanningsleverandøren. Utdanningsleverandøren som mottar disse opplysningene, er behandlingsansvarlig for behandlingen av disse personopplysningene. For detaljert informasjon om en utdanningsleverandørs databehandlingspraksis, vennligst se personvernerklæringen til den spesifikke utdanningsleverandøren.
Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger i denne sammenheng er fastsatt i GDPR artikkel 6 nr. 1 (a), ditt samtykke til at vi skal kunne sende informasjonsforespørselsskjemaet til den aktuelle utdanningsleverandøren. Ved innsending blir utdanningsleverandøren selvstendig behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Hvis utdanningsleverandøren befinner seg utenfor EU/EØS, er overføringen av personopplysningene dine tilsvarende basert på ditt uttrykkelige samtykke, i henhold til GDPR artikkel 49 nr. 1 (a). For mer informasjon om overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS, se punkt 6 nedenfor.
Personopplysningene som den aktuelle utdanningsleverandøren ber om i skjemaet for informasjonsforespørsel, vil bli behandlet av oss utelukkende med det formål å opprette en brukerkonto, som beskrevet i punkt 4.2.
4.2 Behandling av personopplysninger knyttet til brukerkontoer
Du kan opprette en brukerkonto for å få tilgang til plattformen vår og ha direkte kontakt med utdanningstilbydere etter din første henvendelse eller forespørsel via informasjonsforespørselsskjemaet. Brukerkontoen lar deg se og spore dine akademiske interesser direkte på nettsidene våre.
Du kan velge å opprette en brukerkonto direkte på nettsidene våre ved å fylle ut registreringsskjemaet. En brukerkonto opprettes også automatisk for deg når du sender inn et skjema for informasjonsforespørsel til en utdanningsleverandør via nettsidene våre, eller som er innebygd på nettstedet til en relevant utdanningsleverandør.
Personopplysningene vi behandler om deg som bruker i brukerkontoen, er:
- Navn, brukernavn, e-postadresse, telefonnummer og bostedsland, samt eventuell tilleggsinformasjon om deg som du har oppgitt
- Informasjon om dine akademiske interesser
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 (f), vår legitime interesse i å opprette og administrere en brukerkonto for å sette deg i kontakt med utdanningstilbydere som du har uttrykt interesse for og legge til rette for kommunikasjon etter at du har sendt inn skjemaet for informasjonsforespørsel.
Personopplysningene som samles inn i denne sammenhengen, vil bli oppbevart til du sletter brukerprofilen din. Personopplysningene dine vil også bli slettet dersom det ikke har vært registrert noen aktivitet på brukerkontoen din i en periode på to år, med mindre du har gitt oss skriftlig tillatelse til fortsatt lagring.
4.3 Inngåelse og administrasjon av tjenesteavtaler med institusjoner eller universiteter
Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos utdanningsleverandører kun i den grad det er nødvendig for å inngå og administrere tjenesteavtaler med utdanningsleverandørene. Denne behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), som gjelder vår berettigede interesse i å legge til rette for inngåelse og løpende administrasjon av avtalen med kundene. Behandlingen av personopplysningene dine som kontaktperson for en utdanningsleverandør er begrunnet i vårt behov for å etablere og opprettholde avtaleforholdet på en effektiv måte.
Personopplysningene vi mottar i forbindelse med denne behandlingen, vil bli slettet når avtalen med den spesifikke kunden opphører. Visse opplysninger kan imidlertid oppbevares i en lengre periode, hvis det er nødvendig av hensyn til bokførings- og regnskapsformål eller for at vi skal kunne forsvare oss mot eventuelle rettslige krav. Alle personopplysninger vil bli slettet permanent når de lovbestemte fristene for å sende inn klager er utløpt.
4.4 Forespørsler og henvendelser
Når du kontakter oss via kontaktskjemaene på nettsidene våre, e-post eller telefon, med forespørsler knyttet til tjenestene våre, plattformen eller annet, behandler vi personopplysningene du oppgir, for eksempel navn og kontaktinformasjon, sammen med eventuelle andre personopplysninger som er inkludert i forespørselen din. Behandlingen av disse personopplysningene er nødvendig for å kunne svare på henvendelsene dine på en effektiv måte og gi deg den informasjonen eller støtten du søker.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 (f), vår berettigede interesse i å svare på dine forespørsler. Vi behandler personopplysningene dine utelukkende for å kunne gi deg de svarene og den hjelpen du trenger. Personopplysningene dine vil bli slettet innen to år etter at forespørselen din er fullstendig besvart.
4.5 Gi tilbakemeldinger og anmeldelser
Når du gir tilbakemelding eller anmeldelser på våre nettsteder, behandler vi personopplysningene du oppgir, som vanligvis inkluderer navn, kontaktinformasjon og eventuelle personopplysninger du oppgir i fritekstfelt i tilbakemeldings- eller anmeldelsesskjemaet. Anmeldelser du sender inn, kan også bli publisert på nettstedet vårt, slik at de blir tilgjengelige for besøkende. Formålet med behandlingen er å bruke tilbakemeldingene dine til å forbedre tjenestene våre og gjøre anmeldelsene dine tilgjengelige på nettsidene våre.
Det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger knyttet til tilbakemeldinger er GDPR artikkel 6 nr. 1 (f), vår berettigede interesse i å forbedre våre tjenester basert på de tilbakemeldingene vi mottar. Personopplysningene som samles inn for dette formålet, vil bli slettet når tilbakemeldingen/omtalen din ikke lenger er relevant, eller når tjenesten du har anmeldt eller gitt tilbakemelding på, fjernes fra nettsidene våre.
Det rettslige grunnlaget for å legge inn dine anmeldelser på våre nettsider er ditt samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (a). Personopplysningene dine vil bli slettet hvis du trekker tilbake samtykket ditt.
4.6 Administrasjon av konkurranser og spørreundersøkelser
Vi kan gjennomføre spørreundersøkelser og arrangere konkurranser som en del av våre tjenester eller som et tilbud til deg som bruker av vår plattform. Hvis du velger å delta i en konkurranse eller undersøkelse, vil vi behandle personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og eventuelle andre personopplysninger du oppgir i fritekstfelt. Denne informasjonen samles inn for å legge til rette for din deltakelse, administrere konkurransen eller undersøkelsen effektivt og kommunisere med deg som deltaker i konkurransen eller undersøkelsen.
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene dine når du deltar i en konkurranse eller undersøkelse, er ditt samtykke, som beskrevet i artikkel 6 nr. 1 (a) i GDPR. Personopplysningene som samles inn i forbindelse med disse aktivitetene, vil bli slettet innen to år etter at konkurransen eller undersøkelsen er gjennomført.
4.7 Markedsføringsaktiviteter
Vi gjennomfører markedsføringsaktiviteter overfor brukere av plattformen vår og abonnenter på nyhetsbrevene våre, for å informere om tjenester som tilbys av oss eller utdanningsleverandører som kan være relevante for deg.
For å kunne gjennomføre slike markedsføringsaktiviteter behandler vi følgende personopplysninger:
- Navn
- E-postadresse
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er ditt samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav (a). I noen tilfeller distribueres markedsføringsmateriell på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 (f) og det eksisterende kundeforholdet med deg.
For å levere relevant informasjon til våre brukere, kan vi rette innholdet utelukkende basert på de faglige interessene som er knyttet til din brukerkonto. Dine akademiske interesser bestemmes enten gjennom preferansene du legger til direkte på kontoen din, eller ut fra interessene du viser ved å sende inn skjemaer med forespørsler om informasjon om spesifikke akademiske fagområder eller geografiske områder. Vi bruker ikke ytterligere informasjon til dette formålet.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger som utføres for å rette innholdet mot dine interesser, er GDPR artikkel 6 nr. 1 (a), ditt samtykke.
Du har rett til når som helst å trekke tilbake ditt samtykke til markedsføringsaktiviteter, enten ved å endre innstillingene i brukerkontoen din, kontakte oss direkte eller ved å benytte deg av avmeldingsalternativet som finnes i e-postene du mottar fra oss. Når du trekker tilbake samtykket ditt, vil personopplysningene dine bli slettet, med mindre de er nødvendige for andre formål, for eksempel for å opprettholde brukerkontoen din.
4.8 Bruk av informasjonskapsler
Vi bruker informasjonskapsler for å sikre at de ulike tjenestene på nettsidene våre fungerer som de skal. Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres i nettleseren på enheten din når du besøker nettstedene våre. Noen informasjonskapsler, såkalte "nødvendige informasjonskapsler", er avgjørende for driften av nettstedene våre. Disse informasjonskapslene muliggjør grunnleggende funksjoner, for eksempel tilgang til dine sikre områder.
Når disse nødvendige informasjonskapslene innebærer innsamling eller lagring av personopplysninger - for eksempel din IP-adresse, operativsystemdetaljer, nettleser-ID og dine interaksjoner med nettstedet vårt - behandler vi denne informasjonen basert på vår legitime interesse i å opprettholde funksjonaliteten og sikkerheten på nettstedet vårt, slik det er fastsatt i artikkel 6 nr. 1 (f) i GDPR.
I tillegg til nødvendige informasjonskapsler kan vi bruke informasjonskapsler til andre formål, for eksempel til statistisk analyse/måling, markedsføring og integrering av sosiale medier. Det rettslige grunnlaget for bruk av slike informasjonskapsler er ditt separate samtykke som du har gitt gjennom informasjonskapselbanneret på våre nettsider, i henhold til artikkel 6 nr. 1 (a) i GDPR.
Du finner mer informasjon om informasjonskapslene vi bruker, og hvordan du kan administrere dem, i informasjonskapselbanneret vårt. Bortsett fra nødvendige informasjonskapsler, som er avgjørende for nettstedets funksjonalitet, har du mulighet til å skreddersy dine preferanser for informasjonskapsler. Du kan blant annet godta alle informasjonskapsler, avvise alle informasjonskapsler eller tilpasse innstillingene for hver informasjonskapselkategori og -formål under "Innstillinger". Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt ved å justere disse innstillingene i informasjonskapselbanneret.
Du kan alltid slette informasjonskapsler ved å gå inn i nettleserinnstillingene og slette innhold. Hvis du trenger hjelp med dette, er du velkommen til å kontakte oss ved å bruke kontaktopplysningene som er angitt i slutten av denne personvernerklæringen.
5. Mottakere av personopplysningene dine
I tillegg til å gi utdanningsleverandørene informasjon om potensielle studenter, kan vi utlevere personopplysninger til andre i den grad det er nødvendig for å administrere vår virksomhet og for å drive vår virksomhet.
Vi kan blant annet dele personopplysningene dine med våre leverandører av IT-systemer og teknisk assistanse. Disse behandler personopplysningene dine i kraft av sin rolle som databehandlere, og behandlingen er underlagt en databehandleravtale. Leverandørene er forpliktet til å følge dokumenterte instrukser fra oss, og kan ikke bruke personopplysningene til egne formål.
For å administrere tjenestene våre deler vi også opplysninger med enheter innenfor Keystone Education Group. Denne behandlingen er underlagt konserninterne databehandleravtaler, som sikrer sammenhengende behandling og tilstrekkelige tekniske og organisatoriske tiltak.
I tillegg kan vi i noen tilfeller utlevere personopplysningene dine til andre selskaper som selv er ansvarlige for hvordan de behandler personopplysningene dine. Vi kan for eksempel utlevere personopplysningene dine til samarbeidspartnere som håndterer betalingstjenester og offentlige myndigheter hvis dette er påkrevd i henhold til lov eller en rettskraftig dom eller kjennelse.
Hvis vi selger eller kjøper en virksomhet eller andeler av en virksomhet, kan vi overføre personopplysningene dine til en potensiell selger eller kjøper av en slik virksomhet eller andel. Hvis vi eller en betydelig andel av vårt selskap selges til et annet selskap, kan personopplysningene dine også bli delt i forbindelse med salget.
Vi iverksetter alltid egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak i samsvar med gjeldende personvernlovgivning for å sikre at personopplysningene dine håndteres på en sikker måte når vi overfører eller deler personopplysninger med en tredjepart.
6. Overføring av dine opplysninger til land utenfor EU/EØS
Generelt behandler vi personopplysningene dine innenfor EU/EØS. Hvis personopplysningene behandles utenfor EU/EØS, foreligger det enten en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra EU-kommisjonen, som sikrer at det aktuelle tredjelandet garanterer et adekvat beskyttelsesnivå, eller vi sørger for at det er innført egnede sikkerhetstiltak for å sikre at dine rettigheter i henhold til GDPR blir ivaretatt. Eksempler på slike egnede sikkerhetstiltak er at dataoverføringen er underlagt EU-kommisjonens standardkontraktsklausuler (SCC), eller at den aktuelle tredjeparten følger godkjente normer.
For utdanningsleverandører utenfor EU/EØS vil vi naturligvis måtte overføre opplysningene dine utenfor EU/EØS for å kunne levere forespørselen din til den aktuelle utdanningsleverandøren. Denne overføringen er nødvendig for at vi skal kunne sende informasjonen din til den utdanningsleverandøren du har valgt.
Som en del av dette innhenter vi ditt samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 49 nr. 1 (a). Hvis du ikke samtykker til at den aktuelle utdanningsleverandøren kan motta de relevante opplysningene, kan vi ikke sende inn forespørselen din. Vær oppmerksom på at landet som mottar personopplysningene dine, ikke nødvendigvis har samme nivå av personvern som innenfor EU/EØS. Det er viktig å lese personvernerklæringen til den spesifikke utdanningsleverandøren for å få detaljert informasjon om de tilknyttede risikoene.
Hvis du ønsker mer informasjon om sikkerhetstiltakene vi har iverksatt, kan du kontakte oss ved å bruke kontaktopplysningene som er angitt i slutten av denne personvernerklæringen.
7. Sikkerhet ved behandlingen
All vår behandling av personopplysninger er sikret ved hjelp av relevante og hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine opplysninger og sikre dine rettigheter. Vi gjennomgår regelmessig våre sikkerhetspolicyer og -prosesser for å sikre at systemene våre er sikre og beskyttet.
Vi håndterer personopplysninger slik at de er nøyaktige, tilgjengelige og behandles i samsvar med opplysningenes grad av sensitivitet. Vi bruker også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, bruk eller utlevering.
Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger.
Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til de ansatte eller tredjeparter som har et nødvendig behov for å behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt taushetsplikt.
8. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Nedenfor finner du en oversikt over dine rettigheter i henhold til GDPR:
Rett til informasjon og innsyn:
Vi bestreber oss på å være åpne og transparente om hvordan vi behandler personopplysningene dine. Hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi behandler personopplysningene dine eller ønsker å få utlevert personopplysningene vi behandler om deg, kan du be om innsyn i opplysningene vi har lagret om deg. Hvis vi mottar en innsynsbegjæring, kan vi be deg om å oppgi mer informasjon om hvem du er for å sikre at vi gir opplysningene til riktig person.
Rett til retting:
Hvis du blir oppmerksom på at vi har utdatert eller unøyaktig informasjon om deg, kan du når som helst be oss om å rette opp feilen ved å kontakte oss.
Retten til sletting og begrensning:
Du har rett til å be om at personopplysningene dine slettes eller at bruken av dem begrenses, for eksempel hvis du mener at personopplysningene dine blir behandlet i strid med gjeldende lov. Vi vil så langt det er mulig etterkomme en anmodning om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette hvis vi er lovpålagt å lagre visse opplysninger, f.eks. for regnskapsformål eller for å etterkomme et rettskrav.
Retten til dataportabilitet:
I noen tilfeller kan du ha rett til å få ut personopplysningene du har gitt oss i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Hvis det er teknisk mulig, kan du også be om at opplysningene overføres til en tredjepart.
Retten til å protestere:
Du har rett til å protestere mot vår behandling av personopplysningene dine, for eksempel hvis de behandles på grunnlag av våre berettigede interesser.
Rett til å trekke tilbake samtykke:
Hvis du har gitt samtykke til vår behandling av personopplysningene dine, har du alltid rett til å trekke tilbake dette samtykket når som helst ved å kontakte oss. Dette påvirker imidlertid ikke lovligheten av behandlingen basert på samtykket ditt før du har trukket det tilbake.
For å utøve dine rettigheter, som beskrevet ovenfor, kan du kontakte oss ved å bruke kontaktopplysningene som er angitt i slutten av denne personvernerklæringen.
Henvendelsen din vil bli besvart så raskt som mulig, og senest innen en måned. Hvis det tar lengre tid enn én måned, vil du alltid få beskjed om dette, sammen med en begrunnelse for forsinkelsen.
9. Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med det vi har beskrevet her, eller at vi på annen måte bryter personvernregelverket, kan du klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo
E-post: postkasse@datatilsynet.no
Du finner mer informasjon om klage til Datatilsynet på Datatilsynets nettsider.
10. Endringer
Dersom det gjøres endringer i hvordan vi behandler dine personopplysninger, vil vi oppdatere eller endre vår personvernerklæring. Ved større endringer vil vi informere kontohavere om dette.
11. Kontakt
Vår kontaktinformasjon er:
Studentum AS
Rolfsbuktveien 4D, 1364 Fornebu
Norge
Organisasjonsnummer: 995 613 611
Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene dine, eller hvis du ønsker å utøve dine rettigheter i henhold til GDPR, kan du kontakte oss på contact@keystoneacademic.com. Nærmere informasjon om disse rettighetene finner du i punkt 8.